Was steckt hinter Robot Process Automation (RPA)?
Software-Roboter, sogenannte Bots, sind bei vielen Unternehmen schon im Einsatz und bedienen einzelne Prozesse schnell und effizient. Sie automatisieren zeitaufwändige, in hoher Frequenz auftretende manuelle Tätigkeiten und führen zu erheblichen Einsparungen bei Prozesskosten.
RPA ist eine Workflow-Umgebung, die verschiedene Anwendungen, Datenbanken und Webseiten miteinander verbindet. Der Bot gehört zur RPA und bildet die Prozesslogik nach festen Entscheidungsregeln ab. Er verarbeitet so die Daten voll- und teilautomatisiert. Das Besondere: Die systemübergreifende Prozesssteuerung erfordert keine aufwendige Programmierung von Schnittstellen. Der Bot nutzt – genau wie die Mitarbeitenden – die Benutzeroberflächen der Anwendungen. Die Einführung von RPA kann dadurch in der Regel unabhängig von IT-Release-Zyklen und in verhältnismäßig kurzer Zeit erfolgen.
Bots können Prozesse vollautomatisiert steuern. Häufig gibt es in komplexeren Prozessen jedoch Schritte, die Eingaben oder Entscheidungen von Mitarbeitenden erfordern. Das geschieht entweder direkt auf Ebene der Benutzeroberflächen oder über einfache Kommunikationsschnittstellen wie z. B. Formulare oder E-Mail. So arbeiten Bots und Mitarbeitende in vielen Fällen „Hand in Hand“.
Abb. 11, EY/bdew Juni 2018
Bei der Digitalisierung steht RPA mit seinen vielfältigen Einsatzmöglichkeiten nicht zufällig im Zentrum: RPA ist das verbindende Glied in der zunehmend komplexeren Vielfalt digitaler Anwendungen. Immer größere Datenmengen müssen in heterogenen Systemlandschaften verarbeitet werden. Entscheidungen benötigen einen schnellen und bereichsübergreifenden Datenaustausch.
In diesen Strukturen führt die Automatisierung durch Bots zu einer beträchtlichen Steigerung der Effizienz – sodass Mitarbeitende und Management mehr Zeit finden, um sich auf die geschäftskritischen „Non-Standard“ Fälle zu konzentrieren. Genau wie physische Roboter für die monotone Fließbandarbeit in Produktionsstätten eingesetzt werden, übernehmen Bots die digitale Fließbandarbeit am Bildschirm.
RPA auf einen Blick
- RPA ist eine auf der Ebene der Benutzerschnittstelle arbeitende Software, die Handlungen eines Menschen reproduziert.
- Manuelle, regelbasierte und wiederkehrende Aufgaben eignen sich für die Automatisierung –> 30 – 70 % aller Prozesse sind gute RPA-Kandidaten.
- RPA ist skalierbar, 24/7 verfügbar und ausfallsicher. Die Amortisation liegt meist bei 6 – 12 Monaten, je nach erreichter Automatisierungsquote.
- RPA führt zu einer Steigerung der Compliance durch prozesskonforme, transparente Abläufe und automatisch generierte Dokumentationen.
- RPA entlastet Mitarbeitende und schafft Freiraum für hochwertige bzw. kreative Tätigkeiten.
Teil 2 der RPA-Reihe widmet sich den Einsatzgebieten und Anwendungsfeldern software-gestützter Roboter. Hier geht es zum Beitrag.
